Cos’è la comunicazione visiva e come può rivoluzionare i flussi di lavoro?

Nella vita moderna siamo circondati da elementi visivi. Le telefonate sono state sostituite da FaceTime e Zoom. I social media hanno superato da molto i tempi dei post di solo testo. Anche il marketing fa sempre più affidamento su immagini, video e illustrazioni per catturare l’attenzione del pubblico.

Questi elementi vengono adottati anche nelle strategie di comunicazione, soprattutto nell’ambiente di lavoro. Le nuove tecnologie digitali e i nuovi metodi per la condivisione asincrona delle informazioni sfruttano la potenza della comunicazione visiva per aiutare i team a lavorare in modo più flessibile e produttivo.

In questo articolo scoprirai come usare la comunicazione visiva per migliorare la collaborazione tra team e ottimizzare i flussi di lavoro. Prima di tutto, però, analizziamo i diversi tipi di comunicazione visiva e vediamo perché è così importante.

Cos’è la comunicazione visiva?

In breve, la comunicazione visiva è il processo di trasmissione di un messaggio, che siano idee, istruzioni, dati o altri tipi di informazioni, mediante elementi grafici anziché testuali o audio. Molte persone lo ritengono un modo più efficiente e accessibile per condividere conoscenze e fornire un contesto rispetto alla comunicazione scritta.

La comunicazione visiva può avvenire in diversi modi. Tra i metodi più comuni troviamo:

• video e foto
• grafici, diagrammi, infografiche e altre rappresentazioni visive di dati
• Elementi tipografici
• mappe (come mappe concettuali e dei contenuti)
• illustrazioni e progettazione grafica
• slide e presentazioni
• GIF

Queste risorse visive sono comunemente usate nei social media e nel content marketing per trasmettere idee e informazioni che, se presentate in formato testuale, non avrebbero il medesimo impatto.

Perché la comunicazione visiva è importante?

Secondo alcuni studi, il 65% delle persone ha una memoria visiva e preferisce affidarsi a contenuti visivi per apprendere le informazioni in modo più efficace. Ciò significa che la comunicazione visiva non è importante solo sul posto di lavoro, ma è utile anche per la società in generale.

Presentare le informazioni in forma visiva consente di trasmettere il messaggio con un impatto maggiore rispetto al semplice testo. Una strategia di comunicazione visiva potrebbe diventare parte integrante delle tue attività aziendali, soprattutto a livello di content marketing.

Gli elementi visivi sono fondamentali nel processo di creazione dei contenuti; su alcune piattaforme social, come Instagram o TikTok, i contenuti testuali non hanno lo stesso impatto delle immagini o dei video.

Stando alle ricerche, la nostra capacità di attenzione collettiva si sta riducendo e la natura sempre connessa della vita digitale presenta distrazioni di ogni tipo. La comunicazione visiva ti aiuta a distinguerti dalla massa e a trasmettere il tuo messaggio attraverso contenuti di alta qualità e memorabili.

Tuttavia, ci sono altre ragioni per cui la comunicazione visiva è importante, tra cui:

• Attira l’attenzione e aumenta il coinvolgimento.
• Fa provare emozioni più forti al pubblico di riferimento.
• Consente di ricordare meglio le informazioni.
• Fa risparmiare tempo, dato che le informazioni vengono trasmesse in modo più rapido ed efficace.
• Consolida l’identità del brand, fornendo un’esperienza condivisa e un messaggio unificato.

Come la comunicazione visiva può migliorare i flussi di lavoro

Mettere in contatto tra loro i membri di un team che lavora da remoto può essere difficile; spesso, la soluzione più facile è quella di organizzare una breve riunione in videochiamata per collaborare su idee o discutere di progetti. Tuttavia, qualsiasi lavoratore da remoto concorderà nel dire che le riunioni video, talvolta, sono più una perdita di tempo che un’occasione per migliorare la produttività.

Grazie a una strategia efficace di comunicazione visiva è possibile ridurre le riunioni non necessarie. Attraverso l’uso di elementi e supporti visivi puoi trasmettere informazioni complesse, come le istruzioni per l’uso di alcuni strumenti o i dettagli di un nuovo progetto, in modo più mirato, stimolante e assimilabile, ottimizzando i flussi di lavoro e semplificando i processi decisionali.

Poiché esistono così tanti tipi diversi di comunicazione visiva, puoi mostrare creatività nel modo in cui condividi le informazioni e collabori con clienti e colleghi. Grazie alle nuove tecnologie innovative, non hai più solo a disposizione grafici a torta e presentazioni per creare e condividere un messaggio visivo. 

La comunicazione visiva, infatti, può essere vantaggiosa per la tua azienda sotto diversi aspetti poiché con essa puoi:

• Rendere il processo di onboarding dei dipendenti più rapido ed efficiente con registrazioni video commentate di processi comuni.
• Catturare screenshot di idee e fonti di ispirazione da condividere con il tuo team o inserirli in un documento Dropbox Paper condiviso per consultarli quando è il momento di utilizzarli.
• Organizzare riunioni asincrone per tenere traccia dei flussi di lavoro ed evitare di perdere tempo in riunioni inutili o poco mirate.
• Fornire feedback più chiari con strumenti come Dropbox Replay, poiché puoi individuare punti specifici di miglioramento nei video utilizzando le annotazioni su schermo.

Consigli per implementare la comunicazione visiva sul luogo di lavoro

La migliore strategia di comunicazione visiva per il tuo team dipenderà da diversi fattori, tra cui le dimensioni e gli obiettivi del team. Per facilitare questo processo e sfruttare al meglio i vantaggi della comunicazione visiva, c’è una serie di cose che puoi fare.

Essere coerenti è fondamentale

Prima di tutto, deve esserci coerenza nello stile e nel branding di tutte le tue risorse visive (e non solo di quelle esterne come le risorse di marketing). Dai valore alla qualità rispetto alla quantità, in modo che tutto ciò che produci raggiunga il suo potenziale impatto. Crea modelli, tutorial video e linee guida del brand e assicurati che tutti nel tuo team sappiano dove sono archiviate queste risorse e come utilizzarle durante la creazione di elementi visivi.

Non dimenticare la narrativa

Rifletti sulle tue strategie di narrazione e su come intrecciare le storie raccontate con le risorse visive che crei. In sostanza, sia per le comunicazioni interne che per quelle esterne, devi conoscere il tuo pubblico di destinazione. Potrebbe essere utile tracciare un profilo del pubblico di riferimento con strumenti di collaborazione come Dropbox Paper, in modo da elaborare una strategia per i contenuti rivolti ai clienti.

Dai priorità alla facilità d’uso e all’accessibilità

Adottare un software troppo complicato potrebbe disincentivare i membri del team a usare la comunicazione visiva nelle loro attività quotidiane. Assicurati di usare solo strumenti di collaborazione accessibili a tutti, anche per l’organizzazione delle risorse visive.

Puoi creare cartelle del team condivisibili per modelli, video di formazione, verbali di riunioni e altre comunicazioni. Conservando tutto in modo sicuro e in un unico posto, tutti i membri del team avranno accesso al materiale visivo di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.

Realizza il tuo lavoro e i tuoi progetti con Dropbox

Un luogo di lavoro collaborativo e produttivo non si costruisce con infinite risme di testo o pile di documenti, ma con persone che lavorano insieme, comunicano in modo efficace e collaborano con uno scopo preciso per portare a termine il lavoro.

Utilizzando Dropbox come punto di partenza, il tuo team può sfruttare la potenza della narrazione visiva per condividere idee, aggiungere note ai file per illustrare il feedback e collaborare in tempo reale. Strumenti come Dropbox Paper e Dropbox Replay sono solo un esempio di come Dropbox rende tutto questo possibile.

Inizia subito a usare Dropbox per cominciare a sperimentare i vantaggi per il tuo team, il tuo lavoro e il tuo business.